A la hora de afrontar la organización de un evento sea de la magnitud que sea es importante tener claros unos cuantos aspectos claves, que se repiten en cualquier producción y que son determinantes para su buen desarrollo.

El evento no empieza el día de celebración, tampoco acaba una vez que se apagan las luces, las fases de preproducción, producción, desarrollo del evento y postproducción componen el ciclo del evento y en cada una de ellas hay tareas determinantes para el éxito.

1.- El proyecto

Sí, ¡un proyecto!. Y es que hasta para diseñar una fiesta de cumpleaños para tu hij@ pequeño es necesario contar con un proyecto, un plan, un documento que recoja los aspectos determinantes, y que sirva al equipo organizador para:

  • Que todo el equipo comparta objetivos y aspectos clave de la propuesta
  • Enumerar y distribuirse las tareas
  • Prever diferentes escenarios y posibles crisis
  • Recoger aspectos claves relacionados con: publicidad, comunicación, etc.

En cuanto a la extensión y el grado de concreción de cada proyecto, dependerá de diferentes factores, entre ellos, la magnitud o el tipo de evento. Eso sí, un proyecto debe responder como mínimo a estas cuestiones: qué, por qué, para qué, para quién, cómo, cuándo, dónde, cuánto, con quién…

El proyecto es una de las tareas claves dentro de la fase de PREPRODUCCIÓN.

Dame seis horas para talar un árbol y pasaré las primeras cuatro horas afilando el hacha.

— Abraham Lincoln.

El plan de comunicación

2.- El plan de comunicación, publicidad, marketing o como quieras llamarlo. Volviendo al ejemplo de la fiesta de cumpleaños de tu hij@, seguro que deberás plantearte estas cuestiones:

  • A quién invito (PÚBLICO al que me dirijo)
  • Que canal (canales) es el más adecuado para llegar de forma EFECTIVA, ADAPTADA y DIRECTA a ese público.
  • Cuando y cómo haré la comunicación, ¿whatsapp en un grupo? ¿la misma comunicación para amig@∫ y familiares?

Un gran error a la hora de producir un evento, es dedicar el 99% de los esfuerzo a hacer una gran producción y el 1% de los recursos a comunicarlo. En mi opinión, como mínimo el porcentaje que tiene que tener la comunicación (información, marketing, dialogo, publicidad…) en la producción de un evento debe ser de un 50%.

Cuenta con un plan de comunicación que defina: los públicos a los que te diriges, los canales principales de comunicación, venta, etc., los puntos fuertes de tu evento, los mensajes claves a compartir, los agentes colaboradores, la imagen, los valores de marca a transmitir, o la calendarización de las comunicaciones.

plan de comunicación

Lo que no se comunica, no existe, pero una comunicación sin proyecto, gestión y objetivos, es vender humo.

— Adaptación Juan Abarca

Calendarizar las tareas

Seguimos a vueltas con el ejemplo del cumpleaños del niño. Podríamos identificar más de 20 tareas claves a la hora de organizare el evento: elección del lugar, hacer o encargar comida y bebida, preparar actividades de dinamización, acondicionar el espacio, montaje de decoración,… Si en lugar de hablar de un cumpleaños hablamos de un festival de música con artistas internacionales y unos objetivos de asistencia elevados (más de 10.000 personas), imagina todas las tareas importantes que podemos identificar.

La calendariazación de tareas sirve para organizar en el tiempo todas las tareas que debemos realizar hasta llegar al evento. Necesitamos contar con un repositorio de tareas (un documento, una app de gestión de tareas, una libreta…) en la que especifiquemos las tareas claves y otros detalles como por ejemplo:

  • fecha de inicio y fecha de finalización previstas
  • Responsable de coordinar la tarea
  • Organicemos las tareas que tenemos en cada ámbito (contratación, producción, comunicación…)
  • Podamos hacer el seguimiento del cumplimiento de objetivos operativos
  • Organizar al equipo de trabajo.

Recuerda, calendarizar tareas es ESPECIALMENTE IMPORTANTE en aquellos eventos que necesiten licencias de actividad o sectoriales (costas…), campañas de comunicación y marketing (venta de entradas), grandes tareas de montaje y desmontaje, etc. 

Ejemplo: aquí te dejo un extracto de una sencilla calendarización de tareas para un evento deportivo. Como puedes ver, se dividen las tareas por áreas de gestión (contratación, producción, diseño, comunicación, etc.). La calendarización se hace por días, ya que se refiere a las tareas que se han de hacer en el periodo aproximado de un mes. Por último, los cuadros de colores con los números indican 2 cosas: cuando se han de hacer (día o días) y quién es el responsable (asignamos número a cada responsable).

Calendarizar tareas es importante para tener control del proceso y no olvidar aspectos esenciales (licencias, permisos...)

— Adaptación Juan Abarca

Establecer sistemas de control, seguridad y emergencia

Sistemas de control (distribución de zonas y acreditación)

Hago el cumpleaños de mi hijo en casa y no quiero que bajo ningún concepto, ningún invitado acceda a los cuartos o la cocina. Sea consciente o no, he puesto en marcha la primera norma de mi control de accesos del evento.

Ahora pensemos en un evento más grande, en el que se integren estas zonas:

  • Zona de producción: lugar en el que trabajará el equipo de producción del evento. En el lugar hay materiales sensibles (ordenadores, documentación, herramientas…)
  • Zona de artistas: es el lugar donde se relajan, se cambian, punto de encuentro de las personas que actuarán.
  • Zona de generadores de corriente. Es el lugar que integra toda la potencia que necesitamos para el evento.
  • Escenario (equipos de sonido): elementos necesarios para que sonido, luces, proyecciones funcionen.
  • Zona de barras: lugar en el que se ofrecerán bebidas y comida a las personas que asistan.
  • Taquillas: lugar en el que venderemos entradas para el evento, cobraremos bebidas, etc.

Teniendo en cuenta esta distribución de zonas, deberemos contar como mínimo con: tecnic@s de sonido, luces y proyecciones, camarer@s, equipo de producción, electricistas, taquiller@s,… Todas estas personas forman parte de la organización del evento, pero con diferentes atribuciones, ¿Crees que todas ellas deben tener libre acceso a todas las zonas?

Está claro que la respuesta es NO, por tanto, debemos planificar la CIRCULACIÓN INTERNA (trabajadores del evento) y EXTERNA (público) con el fin de definir claramente las zonas de libre acceso de cada colectivo y las zonas restringidas.

Una vez tengamos establecido los accesos que debe tener cada colectivo participante en el evento, es hora de aplicar las medidas de cerramiento, seguridad, control de accesos y forma de acreditación, en esas zonas.

Por tanto, en este apartado nos tenemos que ocupar de definir:

  • Zonas del evento
  • Quién tiene acceso a cada zona
  • Infraestructuras para aislar cada zona (vallas, módulos, garitas, etc.)
  • Número, funciones y tipo de personal encargado del control de accesos
  • Sistema de acreditación que asegure que las personas puedan trabajar en el evento de forma fluida y nadie interfiera en el área de trabajo del resto.

Este apartado es clave no sólo por lo que supone para la organización del evento que todo el personal tenga claras sus funciones y lugares de realización, también nos servirá para producir documentos críticos del evento tales como:

  • Planos de ubicación
  • Distribución de equipos de control
  • Zonas críticas que necesitan refuerzo de seguridad
  • Protocolos de acreditación
  • Etc.

Esta planificación será clave a la hora de definir los otros dos apartados que se incluyen en este apartado, los sistemas de PREVENCIÓN y SEGURIDAD en el evento.  Teniendo claras las zonas, el tipo de materiales que hay en cada una de ellas (equipos electrónicos, generadores de gasolina, agua y electricidad…) los responsables de la planificación de la prevención y emergencias podrán por ejemplos distribuir los equipos de primeros auxilios y autoprotección (extintores, salidas de emergencia…), ubicar a los equipos de seguridad, colocar los centros de atención (información, equipos sanitarios, etc.), y por tanto, crear los planes de autoprotección, seguridad, emergencias que sean necesarios.

 

Acreditaciones y control de accesos

La planificación de los accesos, control y acreditaciones en el evento es CLAVE para la seguridad y el buen desarrollo del mismo.

Estos son en mi opinión, algunos de los puntos claves que debes tener en cuenta a la hora de planificar un evento, pero no son los únicos. Contar con planes de crisis, aplicaciones que permiten el control del equipo y las tareas, el control del presupuesto, o la definición y plan de montaje de cada zona del evento son también aspectos importantes. Y bajo tu punto de vista ¿Añadirías algún aspecto clave?