4 herramientas online

Llevo tiempo queriendo escribir un post sobre herramientas que a mi me sirven para mejorar mi eficiencia en el trabajo. La actual situación de confinamiento en España a causa del estado de alarma (3 de abril de 2020) y la participación en un webminar sobre teletrabajo me animan finalmente a publicarlo.

Estas que te presento ahora, son algunas de las herramientas que más me ayudan en el día a día para:

• Organizar mis tareas
• Disponer de recursos (fotos, vídeos, etc.)
• Realizar presentaciones, etc.
• Coordinarme con el equipo
• Llevar a cabo reuniones, llamadas, etc.

Espero que a ti también te sirvan, y si quieres, también me aportes las tuyas.

Destaco esta herramienta en primer lugar porque además de ser en mi opinión la más sencilla de las que aquí se muestran, también es la que utilizo en primer lugar cada mañana.

SYMBALOO nos permite organizar y categorizar todos aquellos enlaces que nos interesen en un solo tablero (página), con el fin de tener nuestra navegación habitual, o los recursos que más usamos, juntos, en un mismo lugar.  Es decir, con SYMBALOO, te olvidas de tener que ir cada día a tu correo, cada día a las redes sociales que gestionas, a tu drive de google o a tu página web de referencia. A través de botones con iconos y nombres, tienes todos tus recursos a un clic.

Es decir, en mi caso, enciendo el ordenador y abro el navegador, directamente voy a mi tablero de SYMBALOO, donde tengo todas las herramientas que más uso durante la mañana. Un tablero de más de 50 recursos (webs, herramientas online, enlaces de interés, redes sociales, etc.) que son de uso RECURRENTE en mi trabajo.

Qué consigo con su uso:

• Ahorro tiempo en acceder a los recursos online para llevar a cabo mi trabajo
• Los tengo organizados y por tanto me es fácil consultarlos en cualquier momento
• Cada vez que encuentro un nuevo recurso, lo agrego y así no lo olvido.
• Symbaloo cuenta con una barra de búsqueda GOOGLE por lo que si necesito algo en internet, no tengo que ir al navegador, está integrado.

Como digo, este es el uso que yo le doy a SYMBALOO, pero la aplicación nos permite otros usos, como por ejemplo, crear y compartir tableros con otros usuarios, normalmente centrados en un tema (ej: aplicaciones online para formación, etc.)

Por último, SYMBALOO permite también llevar a cabo búsquedas de tableros PÚBLICOS que han realizado otr@s usuari@s y que nos pueden inspirar, ayudar a conocer nuevas aplicaciones, etc.

Condiciones de uso: SYMBALOO usa el modelo FREEMIUM, que consiste en contar con una versión gratuita que limita algunos de sus servicios (no los esenciales) y distintos planes que incorporan funcionalidades más completas. La versión gratuita es completa, ya que permite guardar nuestros tableros y buscar otros de interés. Eso sí, requiere que nos registremos.

En este apartado, te expongo las que son para mi las 3 herramientas más efectivas para llevar a cabo las tareas de comunciación interna y externa de forma eficiente.

Web.whatsapp:

Prácticamente tod@s mis contactos cuentan con whatsapp en sus móviles. En muchas ocasiones usamos este canal como herramienta de comunicación también en el ámbito laboral.

Lo que no todo el mundo sabe es que WHATSAPP dispone de una herramienta online que permite el uso de whatsapp a través del ordenador. Sin duda, esta aplicación es muy útil cuando estamos trabajando ya que nos permite usar el teclado del ordenador para contestar, poder adjuntar archivos de la computadora, etc.

La forma de uso es muy sencilla, sólo hace falta vincular teléfono con la app (a través de un código qr) y veremos replicada la aplicación en la pantalla del ordenador.

Web.whatsapp tiene algunas limitaciones respecto a la versión móvil, las más importantes son estas: no permite hacer videollamadas ni llamadas de voz desde el ordenador.

CUIDADO: no solemos perder mucho tiempo en comprobar la configuración de privacidad respecto a nuestra información o nuestro perfil de usuario en las aplicaciones de internet que utilizamos. Por tanto, en este caso y en otros, yo recomiendo no usar whatsapp para conversaciones o intercambio de documentos que consideréis sensibles, datos, etc. sobretodo si no sabemos que es lo que hemos aceptado que puedan hacer los propietarios de la APP con ellos.

Más info: https://web.whatsapp.com/ 

Hangouts y Google meet

En mi caso, estas son herramientas imprescindibles en mi día a día. Jejeje, tengo la suerte que la entidad en la que trabajo apostó por poner en manos de google la gestión de las cuentas de correo electrónico de todas las personas vinculadas a ella. Por tanto, disponemos de la herramienta profesional de google, que incorpora además del correo, todo el resto de funcionalidades (drive, maps, forms, youtube, hangouts, meet…)

Sin duda, creo que es un acierto, de hecho, dedicaré un post únucamente a describir las mejores herramientas de GOOGLE SUITE, pero centrándonos en el tema de la comunicación, HANGOUTS y GOOGLE MEET son dos recursos sencillos y muy potentes para acometer todas las tareas de comunicación interna y externa online, en concreto podemos:

• Chatear al estilo whatsapp (grupos, individual)
• Hacer video llamadas (individuales o en grupo)
• Hacer llamadas de voz (individuales o en grupo)
• Hacer video conferencias y video reuniones
  • Compartiendo pantalla para las presentaciones
  • Permitiendo enfocar a una persona en concreto o a la que habla
  • …

Lo mejor es que podemos hacer todas estas funciones desde el ordenador, desde el móvil o desde la tablet.

Por último, cabe destacar que puedes optar por la versión gratuita que incorpora todas las funcionalidades de la profesional, pero cambian 2 aspectos importantes: 1.- La limitación de capacidad (drive…) y el tratamiento de que se hace de tu información y tu perfil.

ZOOM:

Se trata de una herramienta centrada en la gestión de reuniones virtuales, videoconferencias, y presentaciones online. Actualmente es una de las preferidas, principalmente por su versatilidad, facilidad de uso y funciones asociadas a su versión free.

Zoom entre otras cosas permite:

• Llevar a cabo video llamadas (grupos grandes)
• Enfocar personas participantes o permitir al moderador presentar su pantalla
• Establecer turnos de palabra
• Insertar emoticonos
• Grabar la reunión
• Linkar la reunión con otros recursos (google calendar,…)
• Chatear en privado o a todo el grupo mientras se lleva a cabo la presentación
• Cambiar el fondo de las personas que intervienen en la videollamada
• Etc

Cabe destacar que la versión gratuita del producto es bastante completa, la única limitación importante que establece, es que la llamada no puede durar más de 40 minutos. Aunque una vez que se corta, podemos volverla a activar desde el mismo enlace las veces que queramos, eso sí, cada vez, 40 minutos.

Más info: https://zoom.us/ 

En este apartado te expongo las 3 aplicaciones que suelo usar cuando por tiempo, dispositivo o necesidad de inmediatez, no puedo usar otras pro como Photoshop, hootsuite pro o wordpress. 

GENIAL·LY 

Genial·ly es una herramienta muy útil para llevar a cabo presentaciones multimedia, infografías animadas, mapas conceptuales animados…

La principal diferencia de Genial·ly respecto a otras aplicaciones relacionadas con el diseño y presentación, es la capacidad que tiene para vincular contenidos online, es decir, para conseguir crear experiencias interactivas online. Genial·ly permite insertar botones en la presentación, linkar archivos de imagen, vídeo o audio, dirigir a webs u otras app, insertar gráficas en movimiento, crear menús y submenús que dirigen a otras secciones del documento o a otras páginas en la web.

Por tanto, Genial·ly es una app perfecta para crear microwebs, presentaciones virtuales interactivas, o contenidos animados sorprendentes.

Genial·ly cuenta con una versión gratuita que permite muchas funcionalidades, aún así, en mi opinión, la versión gratuita no es suficiente para poder aprovechar todo su potencial, ya que esta dispone de pocos recursos (banco de animaciones pobre), no permite descargar las presentaciones, etc.

Por último, Genial·ly permite muchas posibilidades pero no es la aplicación más sencilla. Necesitaremos algo de tiempo para familiarizarnos con la creación de contenidos en la herramienta y todas sus opciones.

Facebook creator content studio

Se trata del nuevo editor de contenidos de Facebook, y es ideal para gestionar nuestros posts en FACEBOOK e INSTAGRAM.

Entre otras cosas, Facebook creator studio nos permite:

• Crear posts de facebook e instagram (noticias instagram, no stories)
• Seleccionar la cuenta de FB o INSTAGRAM desde la que queremos publicar
• Mirar las estadísticas de nuestras publicaciones y las globales
• Programar de forma sencilla publicaciones en las dos redes
• Acceder a nuestra biblioteca de contenidos
• Monitorizar la actividad (menciones, comentarios, emoticonos…)
• Contestar a los mensajes privados y comentarios de nuestros públicos
• Insertar menciones, hashtags, ubicación, emoticonos, etc. en publicaciones

Como ves, es una herramienta bastante completa que en mi opinión era necesaria para complementar las funciones de publicación que actualmente ofrecen las redes sociales facebook e instagram. En nuestro caso, nos ha hecho replantearnos la suscripción que hasta el momento teníamos en HOOTSUITE, ya que practicamente ofrece las mismas funcionalidades, y en este caso, ES GRATUITA.

Más información: https://es-es.facebook.com/creatorstudio/ 

Canva: 

Se trata de una de las mejores aplicaciones de diseño online que existen en este momento. Ya que entre otras cosas permite:

• Diseñar de forma sencilla
• Usar plantillas de diseño preestablecidas
• Trabajar para diferentes medios (posts de redes, infografías, carteles…)
• Dispone de banco de imágenes asociado
• Compartir diseños con el equipo
• Adaptar diseños a diferentes formatos de forma automática
• Crear GIFT’s animados
• …

Esta aplicación ofrece un plan gratuito por 30 días y luego el pago por el uso de los servicios. Es una aplicación recomendable para aquellas personas que no tengan conocimientos de herramientas de diseño profesionales y lleven  a cabo tareas de diseño y gestión de archivos de imagen en redes sociales.

Más información: https://www.canva.com