Mi percepción es que en muchas ocasiones en las Administraciones Públicas somos reacios a aplicar técnicas de comunicación, marketing o publicidad que otras entidades llevan implementando con éxito. Solemos llegar a aplicarlas, pero lo hacemos tarde, cuando ya están muy implantadas, y de hecho, ya han perdido parte de su efectividad (ej: publicidad en redes sociales, …)

Entiendo que suelen existir razones para ese retraso, algunas en mi opinión más justificables que otras, por ejemplo:

• Normativas que regulan la gestión de las AAPP (contratación, protección…)
• Objetivos de la entidad
• Posibilidades de formación
• Trabas (administrativas, de funcionamiento, de pagos, de instalación de herramientas,…).

Creo que el EMAIL MARKETING es uno de esos canales que SÍ o SÍ deberíamos tener como preferentes en la Administración para relacionarnos con los ciudadanos. Como ya explicaba en el post “Marketing y AAPP”, las principales razones son:

• Capacidad para AUTOMATIZAR comunicaciones PERSONALIZADAS, es decir, llegar con mensajes diferentes a cada ciudadano en un sólo envío.
• Canal clave, directo y mensajes que perduran.

La mayoría de empresas utiliza el email marketing con estos objetivos:

• Ofrecer productos adaptados a sus públicos en base a los datos que tienen de él
• Atención al cliente online
  • Dar la bienvenida a un producto o servicio
  • Informar del estado de un pedido
  • Informar sobre sus canales de atención
• Notificar informaciones importantes
  • Suspensión de servicios o productos
  • Cambios en la política del servicio
  • …
• Fidelización: afianzar la relación con sus clientes por medio de contenidos que saben que pueden ser interesantes (felicitación de cumpleaños, asesor personal…)

Las AAPP también compartimos esos objetivos y servicios y productos que tienen la necesidad de ese tipo de comunicaciones (atención al ciudadano, oferta de servicios y productos, fidelización, notificación de avisos importantes).

Además, de lo obvio, podemos utilizar la herramienta para otros usos, como por ejemplo comunicaciones internas, etc.

En este apartado expongo tres posibles usos del email marketing para comunicaciones de una AAPP.

3.1.- Mail de confirmación de una suscripción a un servicio de la entidad.

Por ejemplo, podríamos aplicar este tipo de comunicación a todas las personas que se saquen el abono a las instalaciones deportivas municipales.

Concepto:

La persona que se abona recibiría en el momento del pago un correo electrónico personalizado en el que se le confirmaría la suscripción al servicio y otra informaciones de interés.

Mensaje:

• Confirmación de inscripción en el servicio y agradecimiento
• Resumen de los servicios contratados, etc.
• Canal de contacto para atención al clientes
• Otras actividades deportivas que le pueden interesar
• Oferta para suscribirse a la base de datos y recibir información personalizada de deporte en su municipio.

Objetivo:

Confirmar suscripción de forma personalizada y ofrecer ampliar la confianza en el resto de servicios de la entidad.

Funcionamiento:

Se trata de vincular el PROCESO DE ABONO a las instalaciones deportivas municipales a la herramienta de email marketing de que disponemos. De esa forma, la herramienta de email marketing recibirá cada vez que haya un nuevo Abono, los datos de interés para enviar el correo, por ejemplo: nombre, apellidos, género, instalación a la que se ha abonado, tipo de abono, pago realizado, etc.

En la herramienta de email marketing que utilicemos, tendremos lista una plantilla genérica con el mensaje de bienvenida y el resto de información (canal de atención al cliente, otros servicios…) y AUTOMATIZAREMOS los datos personales que tenemos de cada inscripción. Es decir, añadiremos los campos de NOMBRE,…

Al final, obtendremos un mail PERSONAL con un diseño agradable y que se enviará de forma automática a cada persona que se abone.

3.2.-Envío de la agenda semanal del área de cultura a su base de datos.

En este caso, se trataría de un envío semanal a las personas que han ACEPTADO recibir ese boletín informativo online.

Objetivo: comunicar las actividades que pueden ser de interés para nuestros públicos y facilitar servicios (reserva o venta de entradas, ofertas de fidelización…)

Para que esta comunicación sea efectiva, necesitamos conocer determinados datos sobre nuestros públicos, por ejemplo: que tipo de disciplinas les interesan especialmente (teatro, música, danza, artes plásticas o todo), edad, espectáculos que han consumido anteriormente y valoración, etc.

Combinando los datos que tenemos con la propuesta de agenda en la herramienta, podremos crear plantillas dirigidas a los micropúblicos de la base de datos (interesados en teatro, interesados en música, interesados en cultura en general…) un boletín personalizado.

3.3.- Envío de notificaciones de campaña de impuestos

La idea es poder enviar un mail personalizado a cada contribuyente en el que se comunique la información detallada sobre la campaña de impuestos.

El correo podría contener:

• Datos de identificación del contribuyente
• Notificación de impuesto/s que debe pagar
• Link para realizar el pago de forma online
• Plazos de pago
• Otras informaciones de interés
• Explicación del porqué de esos impuestos y el cálculo
• FAQ’s, Reclamaciones, resolución de dudas, recursos, etc.

Objetivos:

1.- Reforzar la comunicación que hacemos por otros medios. 2.- Ofrecer información accesoria que no cabe en una carta y que ayude a entender el porqué de las cantidades cargadas.

3.- Ofrecer canales de comunicación para resolver dudas, etc.

4.- Ofrecer canales online de tramitación rápidos

Bueno, estos son tres ejemplos sencillos de uso de canal de email marketing como herramienta de comunicación en las AAPP. Seguro que a ti se te ocurrirán mejores ejemplos para poder hacerlo posible, así que si te apetece, compártelos aquí.

Si te interesa saber más de email marketing y como aplicarlo en tu entidad, aquí te dejo dos posts relacionados: EMAIL MARKETING Y APP, ASPECTOS CLAVE DEL EMAIL MARKETING y COMPARATIVA DE PLATAFORMAS DE EMAIL MARKETING ACTUALES.