Durante los días de confinamiento que hemos sufrido como consecuencia de las medidas de lucha contra el COVID19 much@s de nosotr@s hemos tenido que «apuntarnos» al TELETRABAJO antes de lo que teníamos pensado hacerlo, por suerte, al menos en mi caso, ya  estaba habituado al uso de algunas herramientas online de teletrabajo.

En este post, te hablo de 4 herramientas online clave en mi opinión para poder llevar a cabo mi trabajo desde casa. Hablaremos de Trello (gestor de tareas y coordinación de proyectos), y de tres aplicaciones de comunicación (Web.whatsapp, google hangouts, y Zoom).

TRELLO es en mi opinión una herramienta online de teletrabajo muy útil. Es sencilla para organizar tus tareas, coordinarte con tu equipo de trabajo, apuntar ideas, compartir recursos o marcar eventos importantes.

El sistema que emplea TRELLO es el siguiente, en primer lugar creamos un TABLERO, puede ser PÚBLICO (se puede ver si se busca por internet) o PRIVADO (sólo lo podemos ver nosotros y las personas con las que colaboremos).

Una vez en el tablero, debemos definir las COLUMNAS con las que queremos contar, ejemplo:

  • Ideas del proyecto
  • Lista de tareas a realizar
  • Calendario del evento
  • Tareas de comunicación.

Ahora es hora de completar cada columna, añadiendo TARJETAS (entradas, ideas, tareas…)

¿Para que nos sirve?

  • Crear listados de tareas añadiendo: fecha, descripción, persona(s) responsable(s), documentos asociados, plazo de vencimiento, etc.
  • Compartir tareas, ideas, recursos con otras personas del equipo
  • Asignar tareas a otras personas del equipo y hacer el seguimiento del cumplimiento
  • Disponer de listas (checklist) de tareas a realizar
  • Gestionar diferentes equipos, diferentes proyectos

Cabe destacar que trello cuenta con diferentes plantillas y también nos da la opción de personalizarlas.

La versión gratuita de esta herramienta es bastante completa, sus limitaciones se centran en las opciones de personalización o el peso de los archivos que se adjuntan. En la versión premium se extienden esas funcionalidades.

Más info: trello.com

Las tarjetas de trello sirven para listar las tareas en las columnas y añadirles recursos (fechas de vencimiento, archivos adjuntos, responsable de tarea, estado, etc.)

2.- Aplicaciones de comunicación online / videoconferencia

Aquí te expongo las que son para mi las 3 herramientas más efectivas para llevar a cabo las tareas de comunciación interna y externa de forma eficiente.

Web.whatsapp:

Prácticamente tod@s mis contactos cuentan con whatsapp en sus móviles. En muchas ocasiones usamos este canal como herramienta de comunicación también en el ámbito laboral.

Lo que no todo el mundo sabe es que WHATSAPP dispone de una herramienta online que permite el uso de whatsapp a través del ordenador. Sin duda, esta aplicación es muy útil cuando estamos trabajando ya que nos permite usar el teclado del ordenador para contestar, poder adjuntar archivos de la computadora, etc.

La forma de uso es muy sencilla, sólo hace falta vincular teléfono con la app (a través de un código qr) y veremos replicada la aplicación en la pantalla del ordenador.

Web.whatsapp tiene algunas limitaciones respecto a la versión móvil, las más importantes son estas: no permite hacer videollamadas ni llamadas de voz desde el ordenador.

CUIDADO: no solemos perder mucho tiempo en comprobar la configuración de privacidad respecto a nuestra información o nuestro perfil de usuario en las aplicaciones de internet que utilizamos. Por tanto, en este caso y en otros, yo recomiendo no usar whatsapp para conversaciones o intercambio de documentos que consideréis sensibles, datos, etc. sobretodo si no sabemos que es lo que hemos aceptado que puedan hacer los propietarios de la APP con ellos.

Más info: https://web.whatsapp.com/ 

web whatsapp herramienta

Web.whatsapp nos permite usar la herramienta de mensajería desde nuestro ordenador, simplemente vinculándolo por QR con el móvil.

Hangouts y Google meet

En mi caso, estas son herramientas imprescindibles en mi día a día. Jejeje, tengo la suerte que la entidad en la que trabajo apostó por poner en manos de google la gestión de las cuentas de correo electrónico de todas las personas vinculadas a ella. Por tanto, disponemos de la herramienta profesional de google, que incorpora además del correo, todo el resto de funcionalidades (drive, maps, forms, youtube, hangouts, meet…)

Sin duda, creo que es un acierto, de hecho, dedicaré un post únucamente a describir las mejores herramientas de GOOGLE SUITE, pero centrándonos en el tema de la comunicación, HANGOUTS y GOOGLE MEET son dos recursos sencillos y muy potentes para acometer todas las tareas de comunicación interna y externa online, en concreto podemos:

  • Chatear al estilo whatsapp (grupos, individual)
  • Video llamadas (individuales o en grupo)
  • Llamadas de voz (individuales o en grupo)
  • Video conferencias y video reuniones
    • Compartiendo pantalla para las presentaciones
    • Permitiendo enfocar a una persona en concreto o a la que habla

Lo mejor es que podemos hacer todas estas funciones desde el ordenador, desde el móvil o desde la tablet.

Por último, cabe destacar que puedes optar por la versión gratuita que incorpora todas las funcionalidades de la profesional, pero cambian 2 aspectos importantes: 1.- La limitación de capacidad (drive…) y el tratamiento de que se hace de tu información y tu perfil.

ZOOM

ZOOM:

Se trata de una herramienta centrada en la gestión de reuniones virtuales, videoconferencias, y presentaciones online. Actualmente es una de las preferidas, principalmente por su versatilidad, facilidad de uso y funciones asociadas a su versión free.

Zoom entre otras cosas permite:

  • Llevar a cabo video llamadas (grupos grandes)
  • Enfocar personas participantes o permitir al moderador presentar su pantalla
  • Establecer turnos de palabra
  • Insertar emoticonos
  • Grabar la reunión
  • Linkar la reunión con otros recursos (google calendar,…)
  • Chatear en privado o a todo el grupo mientras se lleva a cabo la presentación
  • Cambiar el fondo de las personas que intervienen en la videollamada
  • Etc

Cabe destacar que la versión gratuita del producto es bastante completa, la única limitación importante que establece, es que la llamada no puede durar más de 40 minutos. Aunque una vez que se corta, podemos volverla a activar desde el mismo enlace las veces que queramos, eso sí, cada vez, 40 minutos.

Más info: https://zoom.us/ 

ZOOM es una herramienta perfecta para llevar a cabo reuniones en vídeo, presentaciones, videoconferencias. Es fácil y versatil.